Tugas Resepsionis

Kali ini tugaspokok.com akan menjelaskan tentang Tugas Resepsionis. Dalam tulisan ini juga akan membahas tentang Pengertian Resepsionis Hotel, Syarat Menjadi Resepsionis, Peranan Resepsionis dan Fungsi Resepsionis.

Tugas Resepsionis


Sebelum kita menlanjutkan pada bahasan tentang tugas resepsionis, terlebih dahulu kita akan membahas tentang pengertian resepsionis.

Pengertian Resepsionis 

Penerima tamu di kantor depan memiliki banyak istilah atau sebutan. Ada yang menyebutkannya dengan istilah Front Desk Agent, Front Desk Clerk, Guest Service Agent, Guest Room Service dan Receptionist. Semua istilah yang disebut di atas sama artinya, hanya saja cara penyebutannya berbeda.

Berdasarkan pendapat Robert J. Martin, menyebutkan bahwa istilah apa pun yang dipakai untuk menyebut penerima tamu, dia adalah seseorang yang bekerja/bertugas di Depan Hotel. Desk Clerk merupakan orang yang mempunyai tugas untuk menyambut tamu pertama kali dan memberi salam kepada setiap tamu yang datang ke hotel. Setelah itu dia mendaftarkan tamu dan mencarikan kamar yang siap untuk ditempati tamu baik atas sarannya maupun atas permintaan sang tamu serta kemudian dia mengeluarkan kunci kamar untuk diberikan kepada tamu. Selain itu, dia juga mempunyai tugas utnuk menyediakan informasi bagi tamu yang berhubungan dengan pelayanan/fasilitas yang disediakan oleh hotel serta informasi lainnya di luar hotel. 

Kemudian Dari pendapat Renner dapat disimpulkan bahwa bisa saja tamu pertama-tama berhubungan dengan pihak hotel dengan seorang doorman atau bellboy, tetapi kebanyakan yang terjadi adalah tamu berhubungan dengan Desk Clerk. Dialah wakil utama hotel, manajemen, dan seluruh karyawan yang bekerja di hotel. Kesan pertama akan mempengaruhi panadangan tamu mengenai hotel untuk menikmati kunjungan/tinggalnya di hotel kita.

Syarat Menjadi Resepsionis 

Resepsionis mempunyai fungsi yang sangat penting karena seorang resepsionis merupakan cerminan suatu hotel. Citra dan nama baik hotel sangat bergantung kepadanya. Oleh karena itu, seorang yang ditunjuk sebagai resepsionis haruslah seseorang yang profesional dan memiliki berkepribadian yang baik. Jika tamu dalam kunjungan pertamanya ke suatu hotel mendapat citra yang kurang baik, maka hal ini akan berpengaruh buruk pada 

kunjungan tamu tersebut di masa yang akan datang. Oleh karena itu, resepsiosis hotel selalu dituntut memiliki kemampuan dan persyaratan tertentu yaitu: 

Berkepribadian yang baik 

Seorang resepsionis hotel harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan, senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar yang baik. 

Rasa Tanggap 

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan. 

Diplomatis 

Resepsionis yang baik harus mampu bersikap diplomatis. Diplomatis disini berarti dia harus mampu mengatakan sesuatu dengan lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasa kecewa walaupun harapannya tidak terpenuhi. Dengan penjelasannya yang baik tersebut diharapkan tamu bisa memahami dan memaklumi dengan suatu keadaan. 

Kerjasama 

Kerjasama yang harmonis, baik dengan atasan, sesama rekan kerja, bawahan maupun dengan departemen lainnya sanagt diperlukan demi kelancaran pekerjaan. Oleh karena itu, resepsionis harus mampu untuk menumbuhkembangkan sikap saling membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar pekerjaan. 

Loyalitas 

 Seorang resepsionis dituntut agar mampu menyelesaikan pekerjaanya. Walaupun harus ada penambahan jam kerja dari yang sudah ditetapkan. Hal ini dilakukan sebagai bentuk dari rasa kesetiaannya kepada perusahaan. 

Ketelitian 

Ketelitian merupakan hal yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang resepsionis. Hal ini karena seorang resepsionis merupakan orang yang menangani penjualan kamar kepada tamu. Sehingga dia dituntut untuk selalu teliti dalam menghitung rekening tamu, menuliskan nama dan nomor kamar tamu dan hal-hal penting lainnya yang berhubungan dengan tamu. 

Penampilan yang baik, rapi dan bersih 

Penampilan yang baik, rapi dan bersih bukan hanya berhubungan dengan penampilan resepsionis semata, akan tetapi juga menyangkut hal-hal yang ada disekitarnya, contohnya peralatan kerja seperti alat-alat tulis yang harus tersusun rapi dan diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang baik, rapi dan bersih. 

Penjual yang baik 

Selain menyambut tamu yang tiba, seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan untuk menjual kamar dan fasilitas lainnya yang ada didalam hotel. Oleh karena itu, kuasailah informasi tentang apa yang menjadi produksi hotel anda. 

Rasa Tanggung Jawab 

Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.

Peranan Resepsionis 

Resepsionis hotel adalah petugas yang pertama sekali memberikan kesan pertama bagi tamu yang baru tiba di hotel. Hal ini sesuai dengan pekerjaannya yang secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap tamu yang tiba di hotel. Karena resepsionis hotel lebih banyak berkomunikasi dengan tamu dibandingkan manajemen hotel, maka peranan resepsionis hotel terhadapa tamu sangat menonjol. 

Dalam buku Front Office Operation (1992:15), Colin Dix dan Chrish Baird mengatakan bahwa seorang resepsionis hotel harus memerankan dirinya sesuai dengan kata DRIPS, yaitu: 

Diplomat (sebagai seorang diplomat) 

Seorang resepsionis yang diplomatis harus bisa menyampaikan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak mencicipi kecewa walaupun keinginanya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu sanggup memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui klarifikasi resepsionis yang baik. 

Record Keeper (penyimpan data) 

Kantor depan merupakan pusat kegiatan hotel dan tamu. Semua data tamu, baik yang sedang tinggal di hotel maupun yang sudah meninggalkan hotel, semua tersimpan/tercatat di kantor depan. Dengan demikian, resepsionis hanya mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke berbagai departemen yang ada di hotel. 

Information Source (sebagai sumber informasi) 

Oleh karena front office merupakan pusat kegiatan hotel, maka di mata tamu front office adalah wakil manajemen hotel secara keseluruhan. Untuk itu, seorang resepsionis harus dapat memahami atau menguasai informasi yang diperlukan oleh para tamu dengan cara rajin membaca surat kabar, mendengarkan radio, nonton televisi serta media massa lainnya. 

Psychologist (sebagai seorang psikolog) 

Seorang resepsionis harus selalu membiasakan diri untuk mengindentifikasikan perilaku para tamu. Hal ini bermanfaat bagi resepsionis untuk menetukan cara yang terbaik untuk berhubungan dengan tamu. Reaksi yang resepsionis berikan kepada tamu dalam berbagai situasi juga berdampak pada kesan tamu. 

Sales Person (sebagai seorang penjual) 

Selain menjalankan tugas pokok resepsionis sebagai penerima tamu yang datang, dia juga harus mempunyai kemampuan untuk menjual kamar dan fasilitas lain yang ada di dalam hotel. 

Fungsi Resepsionis

Sedangkan fungsi resepsionis dalam pengoperasionalan hotel adalah sebagai berikut: 
  1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan  
  2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel  
  3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi, harga khusus dan lain-lain  
  4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu  
  5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam    media  
  6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)  
  7. Memproses perubahan pemesanan kamar  
  8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi  
  9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show  
  10. Meminta persetujuan kepada FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang melakukan pembayaran dengan kredit  
  11. Membuat laporan reservasi  
  12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.  


Uraian Tugas Resepsionis 

Uraian tugas (job description) pada sebuah hotel tidak lain adalah sebagai perincian,  atau gambaran yang luas tentang lingkup pekerjaan, tujuan, dan tanggung jawab yang erat kaitannya dengan jabatan seseorang dalam sebuah hotel tersebut.  Selanjutnya, berdasarkan uraian tugas tersebut dapat dibuat Job Specification atau sering disebut sebagai Person Specification, di mana dibutuhkan persyaratan keahlian atau kekhususan dan perangai/personality tertentu untuk menjalankan suatu pekerjaan.

Adapun keterangan-keterangan yang diperlukan dalam menyusun Job Description, antara lain adalah sebagi berikut: pelaksanaan tugas, peralatan yang dipakai, bahan-bahan yang digunakan dalam tugas, rangkaian dan hubungan pekerjaan dengan pekerjaan yang terdekat, penjelasan tentang atasan dan bawahan langsung, golongan dalam jabatan maupun penghasilan. 

Berkaitan dengan Job Description, Michael L. Kasavana (1992:64) menyatakan bahwa: 
Job description is adetailed list identifying all key duties of a job as well as reporting relationship, additional responsibilities, working conditions and necessary equipments and materials (Job description adalah suatu daftar terperinci tentang semua tugas utama dari suatu pekerjaan yang juga menyangkut hal-hal, seperti sistem hubungan dan pelaporan kerja, tugastugas tamnbahan, kondisi pekerjaan, bahan, dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan). 

Sedangkan Winardi, dalam bukunya Manajemen Personalia, menjelaskan uraian tugas (job description) adalah sebagai berikut: 

“Uraian tentang pekerjaan (job description) menyajikan rangkaian tentang pekerjaan, titel pekerjaan dan peralatan yang dipergunakan”. 

Dari kedua pengertian di atas dapat dikatakan  bahwa: 
  1. Job description menguraikan tentang seluk beluk suatu jabatan. 
  2. Job description dibuat/ditulis dalam sebuah formulir. 
  3. Job description sangat besar manfaatnya bagi operasi sebuah hotel dan khususnya kelancaran operasi di bagian-bagian dalam departemen.


Tugas dan Tanggung Jawab: 
  1. Menjaga akurasi rak kamar (jika hotel beroperasi secara manual). 
  2. Memeriksa baik pesanan kamara untuk yang akan tiba (check-in) hari ini dan kesiapan kamarnya. Hal ini dapat dilihat pada; 

  • Expected arrival list 
  • Today’s reservation rack atau 
  • Reservasi koresponden


Sebelumnya kamarnya diblok kamar harus terlebih dahulu ditetapkan (room assigment). 
  1. Menghitung jumlah kamar yang tersedia (masih atau tidaknya kamar yang akan dijual hari ini). Hal ini sering dilakukan apabila tingkat hunian kamar tinggi. 
  2. Memberi persiapan tamu VIP. 
  3. Membuat persiapan tamu rombongan. 
  4. Menerima tamu perorangan yang datang secara walk-in guest. 
  5. Menerima tamu perorangan dengan reservation. 
  6. Menerima tamu VIP. 
  7. Menerima tamu rombongan. 
  8. Menyusun laporan rincian penjualan kamar. 
  9. Menyusun laporan rekapitulasi penjualan kamar. 
  10. Menyusun laporan tamu menginap (guest in the house list) 
  11. Menyusun laporan tamu diharapkan berangkat (expected departure list). 
  12. Menanggapi tamu yang check-out. 
  13. Menangani pindah kamar (room change) 
  14. Menangani keluhan tamu (guest complaints).

Demikianlah Tugas Resepsionis yang dapat kami jabarkan. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel